Lees hier informatie over de administratie van inkomende goederen.
Inkopen van goederen
De verantwoordelijkheid voor de inkoop van artikelen ligt bij de afdeling inkoop. De afdeling Inkoop onderhoudt contacten met de leveranciers van het bedrijf. Een leverancier is een bedrijf waar artikelen worden ingekocht en dat ze vervolgens levert. Met een leverancier maak je afspraken over de inkoopprijs en levertijd. Ook houd je in de gaten of de leverancier zich aan de gemaakte afspraken houdt.
Intern bestelformulier
De medewerkers van de afdeling magazijn houden goed bij welke en de hoeveelheid goederen er per order worden verkocht. Moeten er bijvoorbeeld nieuwe goederen besteld worden, dan sturen zij een intern bestelformulier naar de afdeling inkoop. Een intern bestelformulier is een formulier waar precies op staat hoeveel en welke artikelen er ingekocht moeten worden. In het interne bestelformulier dat door de afdeling magazijn naar de afdeling inkoop wordt gestuurd staan artikelen die al in het assortiment van het groothandelsbedrijf zitten. Krijgt de afdeling inkoop de opdracht om een geheel nieuw artikel in te kopen, dan wordt daarvoor geen intern bestelformulier gebruikt. De beslissing om zo’n artikel in het assortiment op te nemen, wordt door de leiding van het bedrijf genomen. Het is de taak van de afdeling inkoop om uit te zoeken welke leverancier het meest geschikt is om dit nieuwe artikel te leveren.
Offerte aanvragen
Weet je dus welke artikelen er moeten worden ingekocht, dan ga je op zoek naar wie het artikelen het goedkoopst kan leveren. Om dat te bepalen, vraag je bij meerdere leveranciers een offerte aan. Een offerte is een prijsopgave en bevat, behalve de prijs van een gewenste artikel, ook de leveringsvoorwaarden en betalingsvoorwaarden. Leveringsvoorwaarden zijn afspraken tussen een leverancier en een klant over de levering van goederen, bijvoorbeeld over het tijdstip waarop de geleverd worden. Betalingsvoorwaarden zijn afspraken tussen een leverancier en een klant over de betaling van geleverde goederen, bijvoorbeeld over de betalingstermijn. Je vraagt een offerte aan door een brief te schrijven en daarin te beschrijven in welke artikelen je geïnteresseerd bent.
Na verloop van tijd komen de offertes van de verschillende leveranciers binnen. Je vergelijkt deze en kijkt daarbij onder anderen naar de prijs van het gewenste artikel en naar de voorwaarden die erin beschreven staan. Op basis van deze vergelijking kies je een leverancier.
